Как заполнять путевые листы
- Значение путевых листов для компаний с автотранспортом
- Важность правильного заполнения путевых листов
- Различные формы путевых листов для перевозки грузов
- Процесс заполнения путевого листа
- Рекомендации по заполнению путевых листов и учету затрат
Значение путевых листов для компаний с автотранспортом
Деятельность любой современной компании немыслима без работы автомобильного транспорта. Технические транспортные средства могут быть собственными, находящимися на балансе предприятия, взятыми в аренду или привлеченными со стороны по договору оказания транспортных услуг. Но при любой форме собственности, грузовой транспорт, на линию выпускается только с полностью оформленным путевым листом.
Важность правильного заполнения путевых листов
Для ведения бухгалтерского учета, а также для оценки эффективности эксплуатации каждой единицы автомобильного транспорта применяются путевые листы. Правильность заполнения путевых листов грузовых автомобилей имеет для предприятия ключевое экономическое значение.
Различные формы путевых листов для перевозки грузов
При перевозке грузов, предусматривающих сдельную, а также повременную оплату выполненной работы, применяются путевые листы формы N 4-с и N 4-п, в которых необходимо заполнить все поля и строки.
Процесс заполнения путевого листа
Бланк путевого листа заполняется исключительно диспетчерской службой автопредприятия. В числе сведений, вносимых диспетчером по работе с грузовым транспортом в путевой лист, обязательно указываются регистрационные данные автомобиля и прицепа, если таковой требуется для выполнения задания. Указывается также задание водителю: расстояние и время подачи автомобиля под погрузку к заказчику, расстояние перевозки грузов, количество ездок с грузом и количество перевезенных тонн, согласно задания. Опираясь на данные в задании, диспетчер рассчитывает необходимое для выполнения задания количество топлива, а результат расчетов указывает в графе "Выдать топливо", после чего ставит свою подпись.
После получения водителем путевого листа у диспетчера, он проходит медицинское обследование на предмет допуска к работе. О чем медиком делается отметка в соответствующем разделе путевого листа и затем ставится личная подпись. Перед выездом на линию, автомобиль проверяется выпускающим механиком автопредприятия, который также в соответствующем разделе делает отметку об исправности автомобиля и ставит свою подпись.
Далее в процессе работы отметки в путевом листе вносятся уже уполномоченным на то лицом - представителем заказчика, который отмечает прибытие и убытие автомобиля. Также указывает фактический объем выполненных перевозок грузов. В данном случае заполняются: отрывной талон и соответствующие разделы на обратной стороне путевого листа, прилагаются товарно-транспортные накладные, подписанные водителем, как представителем автопредприятия, а также и представителем заказчика, подпись которого заверяется печатью или штампом.
Рекомендации по заполнению путевых листов и учету затрат
Заполнение путевого листа до выдачи его водителю производится диспетчером организации или лицом, на это уполномоченным. Остальные данные заполняют работники организации-владельца автотранспорта и заказчики. Следует помнить, что участие в заполнении путевого листа не допускается, за исключением подписей, удостоверяющих прием (при выезде) и сдачу (при возвращении автомобиля).
Путевой лист является важным инструментом для контроля эффективности работы грузового автомобиля. Изучение примера заполнения путевого листа и правильное учет расходов, включая расходы на горюче-смазочные материалы, помогут компании оптимизировать свою деятельность и снизить затраты на автотранспорт.
